Ёханый крокодилъ (zhizd) wrote,
Ёханый крокодилъ
zhizd

Category:

Электронный документооборот: практика внедрения и анализ опыта использования

Уважаемая congregatio на днях подняла у себя интересный вопрос удобства перехода от бумажных записок и стикеров к электронным девайсам и гаджетам.

Хорошо, когда есть личный выбор, что людям удобнее, тем они и пользуются, сложнее, когда такого выбора нет. Так по инициативе сверху в нашем провинциальном местечке довелось несколько лет назад участвовать в организации юридически значимого электронного документооборота, который должен был не просто заменить поток бумажных документов, но и обеспечить движение финансов, начиная от распределения доходов и поступлений между бюджетными и казенными конторами и заканчивая выплату заработной платы работникам и оплату товаров и услуг поставщикам.

Задача по нашим провинциальным меркам была весьма эпичная и очень сложная, к тому же электронный документооборот в районах должен быть завязан на финансовую систему управления всей области. С опытом внедрения, отдельными сопутствующими проблемами и случавшимися казусами электронного документооборота я и поделюсь. Точка зрения не столько техническая, столько организационная, с позиции такого своего рода "массовика-затейника", прокладки между технарями-сисдаминами и конечными пользователями-бухгалтершами и операционистами. Без привязки к местности и конкретным организациям, так сказать "Давным-давно, в далекой-далекой галактике"...

Алсо, в один прекрасный день губернатор решил, что наш Татуин, включая его самые глухие закоулки должен соответствовать самым современным требованиям, поэтому от бумаг пора уходить.

Из самых дальних татуинских уголоков нас собрали в министерстве на совещании, ознакомили с эпохальным решением и тем, что претворять его в жизнь придется в том числе и нам. Поскольку очевидно, что электронный документооборот самостоятельно создать на коленке не получится, надо было найти организацию, которая возьмется за его осуществление.
Вот так нам и сказали - возьмите, и найдите. Глаза у всех после этого стали большие-пребольшие и выражения лиц изумленные-изумленные. Где ж у нас на Татуине такие организации то.

К счастью немного позже пояснили, что конечно же надо иметь дело с той самой компанией, которая уже поставила областную информационную систему, потому что разумеется никто другой интергировать с ней местные системы документооборота не сможет, а если и сможет, то за такие деньги, что вам там у всех служащих придется по почке вырезать, чтобы с ними рассчитаться. Но дескать, не можем же мы вас в открытую обязать работать с какой-то конкретной компанией, вот вам на совещании возможность выбора и дали. Вдруг у вас на примете свои мол есть. На примете знакомых компаний по программным решениям, облачным технологиям и электронному документообоороту разумеется никого не оказалось, так что в итоге договора были подписаны с кем положено.

Следующим вопросом стало материально-техническое обеспечение задачи. Собственно к этим годам организации компьютерами были оборудованы практически повсеместно, более-менее скоростной выход в интернет или по крайней мере техническая возможность его подключения имелись у всех.

Потребовалась дозакупка сканера для каждого рабочего места бухгалтера, а также сетевое хранилище под файлы с 4-мя трехгигабайтными винчестерами. Жесткие диски я в хранилище смонтировал и к сетке его подключил, а настройку сделали удаленно областные сисадмины.

Еще потребовался статичный IP-адрес для сервера, на который бухи будут передавать сканированные документы - эту услугу предоставил провайдер. А также настройки по ночному бэкапу принятых документов на сетевое хранилище. В этом месте получилось немножко смешно - сисадмины из области всё настроили, проверили что работает, и с чувством выполненного долга успокоились.
Спустя неделю я додумался посмотреть, как там бэкапы - оказалось что никак. Нету их. Начал разбираться в чем проблема - оказалось, что тетеньки-бухгалтерши, как привыкли, вечером прилежно выключали всю технику. Включая и свич, на котором висит сетка, который был у них в кабинете. То есть ночью сервера работают, хранилище работает, бэкап по расписанию включается, а связи между ними благодаря прилежности бухгалтерш и моей невнимательности не было и архивы на хранилище не перетекают. Пришлось свич вынести на отдельный пилот и попросить его не выключать.

Еще слышал, что в каких-то районах (не в нашем) была проблема с пожарными, которые посчитали включенные сервера нарушением правил пожарной безопасности и требовали их ежедневно отключать. Вот не знаю, как с ними эту проблему решали, у нас такого не было.

В течение месяца вопрос с железом был решен, принялись решать вопрос с программным обеспечением. Договора были уже подписаны, оплата за лицензии произведена и областью были предоставлены дистрибутивы автоматизированной системы управления, организован доступ к областной базе данных, созданы специальные учетные записи. Софт бухгалтерам был установлен, от них потребовалось получить в удостоверяющем центре сертификаты электронно-цифровых подписей, которыми они будут документы подписывать. Так же на инструктаже, практически первым делом теткам было сказано, что им на свои учетные записи нужно установить пароль.

Здесь инновационные идеи вплотную столкнулись с инертностью специалистов на местах. Это все в основном тетеньки возрастом в среднем годов под 50, для которых все эти телодвижения были непонятны и ничем иным как напрочь им не нужным геморроем не воспринимались.

Одна контора отдельно подивила, даже спустя пару месяцев после того как все было настроено и заработало, они продолжали приносить платежки на бумаге. (На всякий случай у нас разумно была оставлена резервная возможность проведения бумажных платежек с штрих-кодом типа QR-кода под сканером - на случай сбоев связи у клиентов или скажем задержек с плановой сменой электронных ключей). Поинтересовался у бухгалтера, в очередной раз явившейся с бумажными платежками, отчего они файлами как все не передают - получил сногсшибающий ответ: "А мы подумали, между собой поговорили, и решили что нам этого не нужно. И ключи себе делать не стали, зачем деньги зря тратить, у нас организация маленькая." О_о

Секунд на тридцать вот реально онемел, подбирая нематерные выражения - это значит губернатор там у себя специальное постановление принимает, министерства начинают его осуществлять, в движухе сотни людей участвуют, заключаются договора, вводится матчасть, запускаются сервера, оплачиваются лицензии, устанавливается программное обеспечение, проводятся совещания и семинары... а тетки на Татуине перетерев за чашкой чая решают, что им этого не надо и бойкотируют. С получением сертификата ЭЦП им возиться стало лень и пару тыщ для бюджета решили на ней сэкономить... Вдохнув и выдохнув, нематерно пояснил, что во-первых постановления губернатора касаются всех и бухгалтерам не надо считать себя умнее губернатора; во-вторых программный комплекс позволяет в реальном времени отслеживать состояние лицевых счетов и финансирования, и непонятно, как они вообще собираются работать, если не желают им пользоваться; и в третьих, что может завтра сканер или компьютер где стоит его плата выйдет из строя и весь район будет финансироваться по основной системе электронного документооборота, а они нет.
В общем был убедительным, завели они себе ключи ЭЦП, и начали передавать платежки электронно.

Второй проблемой такого характера, ее пришлось даже выносить на уровень главы администрации стало непонимание юзеров вопросов элементарной безопасности. Выше уже говорил, что на семинаре бухгалтерам было специально сказано запаролить свои учетные записи. Выполнила указания от силы четверть, самых исполнительных, остальные тупо забили. Попытался объяснить на словах тем, кто помоложе, столкнулся с непониманием особенностей работы облачных структур - люди реально не поняли, что у них на самом деле стоит клиент, а обработка основных данных производится на областном сервере, а сбор сканированных документов на районном. То есть просто ошибившись в символах учетки человек из другого района мог легко влезть в незапароленную учетку нашего. "А я свой кабинет на ключ запираю!" - отмахивались тетки, по привычке прошлых десятилетий считая свой компьютер хранилищем всего и вся, а не просто терминалом доступа к системе.

Видимо эта проблема была областных масштабов и кто-то в министерстве почувствовал, что снизу начинает припекать, поскольку оттуда сразу полетели письма: "Назначить ответственных, издать приказы, обеспечить, доложить об исполнении...". Руководитель почитал, кивнул, и сказал - "Ну раз ты начал, то ты теперь и ответственный, давай занимайся".

И я занялся. Первым делом издал и разослал по организациям письмо с требованием запаролить учетные записи, разъяснением почему эти пароли нужны и почему пароли в стиле "123456" или "qwerty" это плохие пароли. Через три дня проверил - количество запароленных аккаунтов прибавилось еще на четверть, а половина бухгалтерш проигнорировали и то, что им говорилось на семинаре, и моим письмом тоже подтерлись.

Был правда и обратный случай, звонит одна из бухгалтерш:
- *обвиняющим тоном*: Вот вы написали в письме, что пароли следует сложные делать?!
- Да, правильно, написал.
- И я сделала!
- Очень хорошо, а в чем проблема?
- *тем же тоном*: Я его забыла!!!

- *фейспалм*.

На половину не внявших уговоров бухов написал служебную записку с поименным поименованием кого нужно попросить отдельно сделать то, что нужно. Эту записку зачитывали на планерке у главы районной администрации и руководителей организаций специально попросили проследить за своими бухгалтерами. Это помогло, наконец то все пароли поставили.

Вообще, оглядываясь назад, склоняюсь к мысли, что изначально это все-таки был программный косяк, в котором на авторизацию не поставили "защиты от дурака". Т.е. если бы программа на первый вход требовала бы обязательной простановки пароля, такой эпопеи по нагибанию бухгалтеров не случилось бы.

Зато эта эпопея поспособствовала созданию юридической базы документооборота. С каждой организацией были составлены и подписаны Соглашения, регламентирующие взаимодействие между инстанциями. Отличие скажем электронных платежек от бумажных в первую очередь в том, что их подписывает главбух, руководитель их фактически больше не видит, если конечно специально не находит время чтобы разобраться в работе системы и установить у себя рабочее место с соответствующим доступом. В больших бухгалтериях, особенно централизованных, возникла необходимость чтобы подписывать могло сразу несколько юзеров. Поэтому каждая организация издавала приказы, в которых доверяла пользователям системы электронного документооборота и владельцам ЭЦП право подписи и распоряжения средствами на лицевых счетах. Заодно в этот же приказ были втиснуты наказы не использовать компьютер для интернет-забав и разведения вирусов. Всех поименованных в приказе ознакомили с ними под роспись, копии ушли ко мне в папку.

Понятное дело, что за каждым пользователем за спиной не постоишь и что он там творит, пока не натворит не узнаешь, но по крайней мере на них была ответственность возложена и они о ней предупреждены, чтобы руководителям и мне спалось спокойнее.

Вообще парадоксально, но с появлением электронного документооборота, у меня завелась пухлая папка с соглашениями, приказами, методичками, нормативами, письмами, указаниями, служебными записками и неофициальной перепиской с технарями и методологами. Столько бумаги мне еще никогда пачкать не доводилось :) Но в итоге понял принцип бюрократии - каждая лишняя бумажка с закорючкой, это дополнительный миллиметр брони к собственной заднице, если система из-за какого-нибудь вируса, словленного одинокой бухгалтершой на каком-нибудь сайте знакомств всё-таки рухнет и начнут искать крайнего чтобы его показательно выпороть, уволить или под монастырь подвести. А поскольку я назначен в ответственные, то соответственно и первым кандидатом в крайние тоже буду я. Бухгалтерши те еще стрелочницы, у них всегда или компьютер или "компьютерщик" виноваты.

Тем не менее совсем казусов избежать не удалось. Так например, позвонив бухгалтеру по вопросу её платежки, с изумлением услышал... что она уже почти месяц как на пенсии. При этом организация, не уведомив нас о смене пользователей, продолжала на голубом глазу пользоваться ее учетной записью и ее ключом ЭЦП, подписывая платежные документы подписью уволенного сотрудника, что делало их юридически ничтожными. Такой вот ситуации при бумажном документообороте никогда не возникало в принципе, потому что всех людей видели вживую, а тут идут и идут себе электронные платежки и пока не понадобилось что-то уточнить, к ним и не звонил никто.

На первых порах возникали проблемы с форматом сканированных файлов - бухгалтера сканировали договора и счета. Кто-то знал про сущестование jpg, для кого-то эти три буквы вообще ничего не говорили. Тетки вообще могли в формате tiff 80-мегабайтный файл создать, а потом пол дня отправлять его, нещадно при этом ругая компьютерщиков, админов и прочих ответственных. Позже в системе, чтобы юзеры не забили сервера тяжелыми форматами поставили ограничение в 5 мб. на размер файла.

О формате PDF даже продвинутые юзеры ничего не знали, поэтому если попадались многостраничные документы (а есть по 20 и по 30 листов) - они сканировали каждый файл по отдельности, аккуратно по отдельности каждый листок прикрепляли и подписывали. Пришлось проводить ликбез на предмет того, как сканировать многостраничные документы и подбирать софт, который во-первых был бы доступным для понимания обычных пользователей, во-вторых русифицированным, а в третьих бесплатным. Под все эти требования подошла нарытая где-то в интернетах прога Scan2PDF. Единственным ее недостатком оказалось то, что при формировании файла следовало избегать точек в ее названии, прога из-за них почему-то теряла расширение файла и операторам потом не получалось его открыть. А у бухов была мания ставить в название дату договора или счета. Пришлось отдельно писать бухгалтерам письмо с разъяснениями про файлы, расширения и что точка отделяет название файла от его расширения, и лучше ее больше там нигде не ставить. Так у одной бухши чуть ли не истерика случилась по поводу "как я могу не ставить точку в датах", а совет вообще не лепить дату в названии ввел в глубокую прострацию.
Но потом ничего, привыкли. А использование PDF очень сильно облегчило работу операторам, которые обрабатывали документы и должны были все договора вычитывать с экрана.

Можно много и долго перечислять программные глюки, которые понемногу устранялись разработчиками софта, перебои со связью, приводящие к снижению эффективности системы, но в целом всё в основном утряслось. Перейду к оценке эффективности всей этой движухи, она конечно будет достаточно субъективной, однако опираться не только на личные впечатления, но и на практический опыт эксплуатации.

1. Привело ли к сокращению или увеличению расходов на управление и персонал - н мой взгляд принципиальных изменений не произошло. Введение электронного документооборота на первом этапе прибавило некоторые расходы на технику и лицензии на ПО, но незначительно, в дальнейшем это было скомпенсировано снижением расходов на закупку бумаги и картриджей для принтеров. В целом можно сказать, что вышло по нулям. Сокращения или увеличения численности персонала введение электронного документооборота за собой не повлекло.

2. Привело ли к повышению эффективности труда специалистов на местах: отрицательно. По отзывам бухгалтеров процесс сканирования, заместивший процесс ксерокопирования первичных документов (договоров и счетов) оказался более трудоемким и сложным, чем ксерокопирование. Для операторов, которые должны проверять первичку, процесс чтения документов с экранов мониторов тоже оказался более сложен, чем с бумаги.

3. Привело ли к убыстрению документооборота - в целом да. Но заметно это лишь в удаленных организациях, которым ранее требовалось доставлять платежные поручения издалека автотранспортом. Для организаций, которые находятся в одном здании с финансовым органом, в целом изменения оказались не заметны. Первое время приходилось даже отправлять бухгалтерш из организаций, прибегавших с соседнего этажа с по привычке отксеренными на бумагу документами их пересканировать в электронный формат. Тетки чуть ли не со слезами на глазах уходили - для них всё это было сложнее и медленнее, чем сбегать по старинке.

Важным моментом следует отметить то, что все организации получили возможность в режиме реального времени получать информацию о состоянии своего лицевого счета и движении средств на нем, ранее это было возможно лишь раз в сутки по получению бумажных выписок.

Еще важный момент - интеграция систем местного электронного документоборота с региональной информационной системой позволило создать региональную сеть, дающую возможность министерствам так же в режиме реального времени владеть информацией о финансовых потоках в регионе, в разрезе бюджетов, организаций или структуры бюджетной классификации.

Однако удивительным образом это не привело к отмене введенной десятилетия назад отчетности о доходах и расходах, которые еженедельно должны подготавливать и высылать на местах. То ли какая-то инерция мышления, не позволившая на региональном уровне сообразить, что то что раньше неделю скурпулезно собиралось в 30 разных местах, а потом сводилось в области, теперь там же можно собрать на своем компьютере за час-другой, то ли испугались реформ и сокращений и предпочли на этом моменте не акцентрироваться.

4. Привело ли это к полному отказу от бумажного документооборота - отрицательно. Хотя и оборот основных документов: платежных поручений, первичных документов-оснований и выписок был переведен в электронный формат, абсолютно бумажный оборот это не исключило, хотя конечно и сократило. Отдельно упомяну казус, когда местное подобие контрольно-счетной палаты после проверки составило акт о нарушении, не обнаружив у клиентов некоторых бумаг. Аргумент об электронном документообороте был проверяющими отклонен, поскольку в нормативно-правовых документах была указана необходимость их наличия. В итоге не стали спорить и идти на конфликт и потратили пару пачек бумаги на распечатку документов, которые на самом деле были вообще никому не нужны, бумагу испачкали просто чтобы отделаться от проверяющих.

Итого:

В целом введение электронного документоборота положительно влияет на ускорение процедуры согласования и принятия управленческих решений, процесса финансирования организаций, исполнение бюджетных обязательств и прохождения документов в инстанциях. Особенно это заметно там, где организации значительно удалены друг от друга территориально.

Повышения производительности труда на низовом уровне не происходит, поскольку на данном этапе развития общественных отношений, процесса управления и IT-технологий не создается условий массового электронного информационного обмена, а оцифровка поступающих бумажных документов требует дополнительного времени и дополнительных усилий. Анализ и обработка поступающей в цифровом виде информации при использовании обычной компьютерной техники (обычные рабочие станции и мониторы, причем иногда с небольшим размером экрана, 17") на практике на данный момент не оказывается более удобной, чем работа с бумагой.
Так же не наблюдается каких-то значительных сокращений расходов на управление, снижение расходов на бумагу и картриджи компенсируется затратами на технику, программное обеспечение и связь.

Система электронного документооборота является технически более сложной и менее отказоустойчивой, чем традиционный документооборот на бумаге и поэтому требует высокой квалификации от специалистов на местах, в том числе районного значения; высокого уровня дисциплины в организациях и взаимодействия на межведомственном уровне, специального контроля в целях обеспечения информационной безопасности, методической и технической поддержке из центра. Эти же факторы обуславливают отсутствие инициативы по продвижению передовых технологий на низовом уровне, некоторую инертность и порой даже психологическое неприятие реформы со стороны рядовых пользователей.

Какого-то специального стресс-тестирования на форс-мажор на практике не проводилось, однако зависимость от гражданских систем связи и интернета наводит на предположение, что в случае аварий, стихийных бедствий, боевых действий или диверсий, приводящих к повреждению оборудования местных АТС и/или линий связи, деятельность системы электронного документооборота будет парализована, поэтому резервный канал документооборота иметь всё же необходимо.

При всех своих достоинствах и недостатках электронный документооборот тем не менее несомненно является прогрессивной методикой, ускоряющей рутинные процедуры и позволяющей оптимизировать процессы управления. Так же благодаря ей открываются перспективы к полному отказу от бумажных носителей в будущем.
Tags: Имхо, Интернет, Комп, Мысля
Subscribe
  • Post a new comment

    Error

    Anonymous comments are disabled in this journal

    default userpic

    Your reply will be screened

    Your IP address will be recorded 

  • 22 comments